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Archivistica e Archivi di Stato

Testo del dott. Mario Stanisci

 

Il testo pubblicato di seguito era nato come documentario audiovisivo (Testo: Mario Stanisci; Fotografia: Massimo Cargnel; Voce: Rosanna Brecelj; Ha collaborato: Antonio Fabris) da utilizzare in occasione delle visite scolastiche in Archivio di Stato.

Le diapositive, accompagnate in origine da una voce narrante registrata, sono state digitalizzate e vengono qui presentate corredate dal testo scritto della registrazione vocale.

Si è scelto di mantenere il testo come predisposto all'epoca dal dott. Stanisci, indicando in nota le modifiche avvenute.

 

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“ARCHIVISTICA E ARCHIVI DI STATO”

 

Realizzato dall’Archivio di Stato di Gorizia in collaborazione
con il Circolo fotografico Isontino in occasione della settimana
internazionale degli Archivi  - 15 / 21 ottobre 1984

 

Ogni persona ed ogni ente hanno la necessità di produrre, ricevere ed elaborare atti per svolgere la propria attività.


Nel caso di persone, si tratterà di corrispondere per motivi d’affetto, per affari, per dare o avere notizie,

si tratterà di emettere o ricevere quietanze, di rilasciare dichiarazioni, di ottenere attestazioni,

di fissare momenti o pensieri in immagini o in inscritto, e via dicendo in una serie indefinita di possibilità di rapporti documentati.

Così un ente pubblico o privato o una ditta, nell’esplicare i propri compiti, dovranno anch’essi servirsi di mezzi, in un certo senso permanenti, attraverso i quali conseguire i propri fini.

Questi mezzi, questi strumenti d’un’azione costituiscono gli elementi d’un archivio. E l’archivio sarà appunto il complesso, l’unione di questi elementi,

legati tra loro con un nesso naturale ed originario, dato dall’essersi costituiti per servire all’attività pratica di quel determinato individuo, persona o ente, che viene di solito designato come “produttore”, anche se nel suo archivio si troverà materiale in effetti formato da altri, ma a lui legato quale destinatario,

 

Tutti questi elementi vengono conservati dal loro produttore quale memoria dell’operazione svolta,

 

per consentire l’eventuale proseguimento o per servirsene da guida in una faccenda analoga,

o per dimostrare di trovarsi  in una specifica situazione di diritto, quale per esempio,

 

l’aver conseguito un titolo di studio,

 

aver pagato un importo od ottemperato ad un obbligo di legge, o anche, nel caso di persone fisiche

per motivi sentimentali: lettere, fotografie, registrazioni sonore.

Ognuno, persona o ente dovrà dare al proprio archivio la struttura che riterrà più adatta

per conseguire un rapido reperimento di ciò che occorre.

Passato del tempo, il produttore dell’archivio potrà ritenere di eliminare il materiale fin allora conservato, trattenendo ciò che gli sembrasse ancora degno di interesse: è l’operazione che in archivistica

è chiamata “scarto”, o anche “selezione”.

La legislazione dello Stato prescrive particolari norme per lo scarto negli archivi pubblici ed in quelli privati di rilevante interesse storico, essendo l’operazione delicatissima in quanto,

una volta buttati, quegli elementi non si potranno più riavere, tranne che per l’esistenza, spesso eccezionale di altri. Ma per quale motivo si conserva la documentazione anche dopo esaurita del tutto l’efficacia dell’azione svolta con quel mezzo?

Innanzi tutto può permanere nell’atto – per esempio un testamento – una sua potestà certificatrice pratica: la dimostrazione dell’esistenza d’un diritto. Poi, e soprattutto, per testimonianza storica: fonte privilegiata, per ogni storico, di notizie e di documentazione alla quale attingere per l’argomento dei suoi studi.

Per dare qualche esempio: parte notevole della storia goriziana illustrata in questo volume proviene

da una paziente ed oculata ricerca nei documenti dei fondi notarili e da una loro attenta esposizione.

In un altro caso, oltre ad essere posti a fondamento della ricostruzione storica, gli atti

notarili sono stati brevemente riassunti – registrati – per fornire fonti documentarie ad altri studiosi.

Quest’articolo è stato costruito, nelle sue implicazioni magico-religiose e sociali, su un processo svoltosi a Gorizia nel 1883 contro una “guaritrice”, e conservato nell’archivio del Tribunale circolare.

Qui l’autore usa la corrispondenza del Capitanato distrettuale di Gradisca, che era un ufficio

politico amministrativo austriaco, per sottolineare l’incertezza delle unità di misura ancora nella seconda metà dell’Ottocento.

In questo libro, un intero capitolo è dedicato alle Tavole provinciali di S. Lorenzo Isontino, provenienti dall’Ufficio tavolare di Gorizia,

ma l’autore ha ampiamente usato nel proprio lavoro anche altri fondi custoditi nell’Archivio di Stato di Gorizia, e in altri archivi.

Infine per concludere con gli esempi, parte di questo saggio e le tabelle qui presentate, insieme con molte altre

sono state dedotte dall’esame di serie catastali ottocentesche.

 

Ogni archivio, quindi, è particolare, proprio del produttore. Ma vi sono istituzioni che raccolgono vari archivi particolari e che sono perciò denominate “archivi generali”.

L’Archivio di Stato è, appunto, un archivio generale che, a livello provinciale, riceve e custodisce – i singoli archivi, detti anche “fondi”,

non più occorrenti alle necessità ordinarie, prodotti dalle magistrature, cioè dagli organi amministrativi e giudiziari dello Stato o dell’organizzazione statale precedente, ed ogni altro archivio di proprietà o in deposito allo Stato.


L’Archivio Centrale dello Stato conserva la documentazione degli organi centrali.

Alcune amministrazioni, quali il Ministero degli affari esteri e quello della difesa, e gli organi legislativi dello Stato hanno propri archivi storici. [1]


Per adempiere il loro ufficio gli Archivi di Stato – che per la loro essenziale funzione culturale sono attualmente inquadrati nel Ministero per il beni culturali e ambientali [2] – devono avere organizzazione, mezzi e personale specializzati.
Innanzi tutto occorre sottolineare che la conservazione, attuata per l’uso, esige che il materiale conservato,
ossia i singoli fondi, siano ordinati in modo da consentire il reperimento più sollecito del documento occorrente.

Pochi sono i fondi che arrivano ordinati, perciò primo compito del conservatore sarà quello


di riordinarli.


Oggi il sistema più – se non solo – accreditato è quello cosiddetto storico, che consiste nel ricostruire il fondo


con le stesse strutture che aveva nel suo formarsi, rispettandone l’individualità e in essa le sue serie, le quali, se al caso non fossero definite, dovrebbero essere dedotte con sistema storico e logico.
La tecnica più adoperata è quella della schedatura, per la quale si riportano su schede numerate progressivamente gli elementi archivisticamente rilevanti del pezzo esaminato,
a sua volta contraddistinto con lo stesso numero d’ordine della scheda che lo riguarda, e che può essere un fascicolo, come nell’esempio illustrato, o anche un singolo foglio, una busta, un registro. [3]
Schedato tutto il materiale, come si è presentato in modo casuale al riordinatore, le schede vengono riordinate
a tavolino, non più con il numero progressivo con il quale erano state compilate, ma secondo l’ordinamento

originario, o in sua mancanza, secondo un criterio storico logico.

Alla fine

si passa dall’ordinamento delle schede a quello fisico della documentazione.
Esistono altri sistemi, tra i quali l’operazione diretta sugli atti, che vengono raggruppati, in fasi successive, nella loro serie.
Riordinato il fondo occorre compilare l’inventario, cioè l’elenco descrittivo più o meno sommario, dei pezzi contenuti

nel fondo riordinato, e che sarà la guida d’accesso alla sua consultazione,

anche grazie ad un’introduzione nella quale verranno specificate le funzioni e le caratteristiche del produttore e le particolarità della documentazione.

Osserviamo

per esempio l’inventario dattiloscritto della Giurisdizione di Grafenberg,

con una premessa storica,
l’indicazione della competenza territoriale della magistratura,
le vicende del fondo,

i criteri di riordinamento,

ed infine l’elencazione dei pezzi.

Il materiale

va poi condizionato in modo da assicurarne la buona conservazione. Viene perciò raccolto in contenitori di vario tipo, per lo più chiamati, con termine generico, buste. Possono essere

scatole,

contenitori rilegati

o semplicemente piegati chiusi con fettucce,


o faldoni legati con lo spago.

Su essi vanno apposte scritte specificanti il fondo e il numero che contraddistingue il contenitore o il pezzo nell’inventario; e, al caso, l’indicazione archivistica originaria, l’anno, la collocazione.

Vengono quindi messi nei depositi.

Ove non trattisi di riadattamento di vecchi edifici,

questi sono di solito ampi stanzoni dotati per lo più di scaffalature a pettine,
i cui palchetti sono facilmente spostabili per adeguarli alla misura dei pezzi contenuti.
Talvolta sono strutture autoportanti, per cui sugli stessi montanti inerisce, ad una certa altezza,
un ballatoio o un pavimento metallico che divide l’altezza complessiva del locale in due o più piani, in modo da assicurare il facile accesso

anche ai pezzi posti più in alto.

I depositi dovrebbero essere tutelati contro il rischio degli incendi, da ciò:

porte metalliche antifuoco,
uscite e scale di sicurezza,
idranti ed estintori,

impianti di segnalazione d’incendio.

 

Anche la temperatura e l’umidità relativa dell’aria
nuocciono al documento, per cui occorre controllarle con termoigrografi e psicrometri.
Il materiale può anche essere deteriorato per cui abbisogna d’un restauro.
Il pezzo viene anzitutto accuratamente spolverato con pezzuole e pennelli e liberato da residui secchi di
fango con lancette e bisturi.
Ci si accerta del grado di acidità della carta e degli inchiostri o con l’indagine visiva – e in questo esempio l’acidità dell’inchiostro ha perforato la carta – o con mezzi chimici.
Collocato il pezzo fra fogli di carta filtro, dopo aver stabilito la resistenza degli inchiostri, si passa al
lavaggio con acqua e sapone neutro o semplicemente con acqua, al caso con l’aggiunta di prodotti deacidificanti
Poi viene asciugato alla temperatura dell’ambiente, su cordicelle di nylon
o su piani.
Quindi viene collato con colle sintetiche, se ancora fondamentalmente sano, nuovamente asciugato e posto sotto pressa
Se abbisogna di rattoppi si provvede con carta cosiddetta giapponese – di uno spessore
controllato con il micrometro, appena poco superiore del pezzo da restaurare –
che viene applicata al pezzo incollandola insieme con carta velo
Poi dopo asciutta, si procede alla scarnitura, togliendo con il bisturi la carta giapponese in eccesso;
si rinforza con una carta velo
e si stira sotto pressa.
Così si presentano i pezzi dopo eseguito il restauro.
Se trattasi di volume deve venir ricostruito e quindi rilegato con cucitura
su fettuccia.
o su spaghi in rilievo
o incassati
o su nervo, in modo che il dorso risulti
liscio o nervato.
Come s’è detto, la principale funzione degli Archivi di Stato è quella di fornire documentazione per studi storici; perciò esso abbisogna d’una sala di studio

per accogliere gli utenti.

La ricerca,

con l’eventuale assistenza degli addetti va condotta sugli inventari.
In quest’esempio vediamo come sia stato individuato il documento occorrente allo studioso. La ricerca riguardava la biblioteca del matematico Gian Giuseppe Barzellini, morto nel 1804.
Nell’inventario del Tribunale civico provinciale di Gorizia – che aveva funzioni riguardanti le successioni ereditarie – mancando le rubriche del
1804, venne ricercata la collocazione delle buste di quell’anno,
in cui sono contenuti gli atti successori, contraddistinti dal n. 5 di segnatura, cioè della serie particolare originaria,
e nella busta 142, filza 239/a,
venne trovato il fascicolo con gli elementi che hanno fornito nuove documentate notizie che lo studioso ha riportato,
sia pure con semplice nota, nella sua opera.
L’Archivio di Stato di Gorizia conserva tra l’altro, fondi dell’amministrazione austriaca:
giudiziari,
politico amministrativi,
tavolari e catastali
con un’interessantissima serie di mappe,
archivi notarili dalla fine del 1500,
fondi dell’amministrazione italiana.
Conserva pure, in deposito, l’importantissimo archivio storico del Comune di Gorizia dalla prima metà del 1800.
Anche la biblioteca svolge una parte di rilievo nella vita dell’Istituto.
Poiché essa tende ed essere funzionale ai fondi archivistici e alle discipline ad essi connesse tende a specializzarsi in
raccolte di leggi e in materie tecniche quali
l’archivistica,
la paleografia,
la diplomatica,
l’araldica,
A causa delle difficoltà della ricerca e della preparazione di base necessaria, gli archivi si rivolgono soprattutto ad utenti selezionati,
ma è bene che la loro conoscenza venga diffusa e con essa il
rispetto per l’insostituibile patrimonio documentario e l’amore per la storia che in esso trova perpetua fonte.

 

[1] Cfr. D. Lgs. n. 42/2004, artt. 41-42.

[2] Oggi Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo.

[3] Oggi per le operazioni di schedatura si può usare il computer.